Dentro de la operativa de un taller existen herramientas y procedimientos que pueden ayudar a simplificar las tareas y a gestionar mejor los encargos. Una de estas herramientas son las órdenes de trabajo.
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es una herramienta informativa y de gestión que se usa en numerosos sectores, por ejemplo en los talleres. Se trata de una simple hoja que recoge los datos esenciales relacionados con cada reparación: el número del servicio, nombre del cliente, reparación a realizar, coste del trabajo, fecha de entrada y entrega del vehículo, observaciones (si las hubiera), etc.
Al rellenar una orden de trabajo, se realizan al menos dos copias una de las cuales se la quedará el taller y la otra el propio cliente.
Ventajas de usar órdenes de trabajo en el taller
Las empresas invierten cada vez más en mejorar sus procedimientos y operativa para alcanzar una mayor eficiencia y rentabilidad. Sin embargo, hay pocas herramientas tan simples y económicas como una orden de trabajo para optimizar la gestión de los encargos en un taller. Veamos por qué:
1.- Es una herramienta ideada para facilitar la gestión en los talleres, ya que permite tener organizadas todas las tareas en base a diferentes criterios, por ejemplo temporales, por secciones o dependiendo del fabricante del vehículo.
2.- Mejora la comunicación entre las diferentes áreas del taller. Por ejemplo, permite al personal de administración recordar a los operarios las tareas más urgentes o resolver rápidamente las dudas del profesional respecto a cualquier encargo pendiente o terminado.
3.- Agiliza mucho la operativa del taller, permitiendo el acceso rápido a la información y evitando errores, descuidos, olvidos y otros fallos en la gestión que provocan pérdidas de tiempo y eficiencia.
4.- Las órdenes de trabajo son sencillas de informatizar. Hoy en día existen aplicaciones que permiten crear estas órdenes de forma rápida, sencilla y guardarlas en una base de datos propia. De cualquier manera, existen muchas otras herramientas para informatizar y agilizar aún más la información de las órdenes de trabajo, como un simple Excel.
5.- Es un trámite sencillo, rápido y fácil de cubrir, que ofrece numerosas ventajas en comparación con el escaso tiempo que lleva rellenarlo. Además, su información es inmediatamente comprensible tanto para el taller como para el cliente.
6.- Uno de sus grandes valores es que tiene toda la información básica acerca de un encargo, resumida de forma clara y accesible en un simple vistazo.
7.- La orden de trabajo también puede llegar a ser una prueba o una “garantía” en caso de ciertas reclamaciones de los clientes o incluso ante el jefe de taller o superior. Por ejemplo, permite demostrar cuál fue la fecha real de entrada de un vehículo y si se cumplieron los plazos de trabajo.
Por último, no hay que olvidar que la orden de trabajo es además una garantía para el cliente y que el taller también debe responder de lo acordado en ella. Para el cliente es solo una especie de resguardo, para el taller una herramienta esencial de gestión y organización.
