Para el correcto funcionamiento de un taller todo el engranaje debe funcionar como un reloj suizo. Aunque la calidad de las reparaciones sea excelente, una labor deficiente en las oficinas puede llegar a ser un lastre para tu taller. Es importante que tanto trabajadores como jefes y gerentes del taller participen de estas tareas administrativas proporcionando la información necesaria de los trabajos realizados o por realizar.
Sería conveniente que dentro del organigrama hubiese una persona especializada y dedicada en exclusiva al trabajo de oficina en el taller. No son pocos los establecimientos que apuestan por un administrativo para que les lleve todos los trámites y gestiones.
Trámites de oficina en un taller a tener en cuenta
Veamos los diferentes trámites que realiza la oficina del taller y algunas claves a seguir:
- Presupuestos. Es el contrato vinculante mediante el que un cliente acepta que se repare su coche y el taller acepta repararlo. Si la avería no está clara se pueden realizar presupuestos abiertos.
- Organización de agenda y contacto con los clientes. La oficina se encarga de dar citas previas y de avisar a los clientes cuando la reparación se ha efectuado. Este contacto con los clientes debe ser continuo, la atención previa y posterior es vital. De ella depende en buena parte la fidelización de los clientes. Así que se debe conseguir empatizar con el cliente en todo el proceso.
- Contabilidad. Probablemente la labor más importante que se realiza en la oficina del taller. Gastos e ingresos han de controlarse, pues de ellos depende la rentabilidad y viabilidad del negocio. Aunque lo más cómodo es dejarle esta tarea a una gestoría.
- Organización del trabajo. Teniendo en cuenta datos como los tiempos estimados de reparación o la productividad de los trabajadores, la oficina debe marcar los plazos del taller. Se debe conocer la capacidad de trabajo del taller, así se evitará que sea un caos. En la oficina del taller es donde empiezan las órdenes de reparación de los vehículos. Se empieza a recoger toda la documentación necesaria para el trabajo: desde la elaboración del presupuesto al resguardo de depósito, pasando por las hojas de trabajo o la petición de recambios. Todo se centraliza en la oficina.
- Facturación. La oficina se encarga de elaborar las facturas de todos los trabajos del taller. Tras entregarla al cliente cierra el proceso de reparación de cada coche.
- Control de stocks. Si todo el personal del taller debe organizar las herramientas y equipos, la oficina del taller debe encargarse de que no falte de nada. Inventarios periódicos, llevar control del mantenimiento de las máquinas, etc.
- Contacto con proveedores. No solo de los clientes vive un taller. Conocido el stock del taller, se han de realizar las peticiones adecuadas de material y recambios. Otra obligación que recae en la oficina que se encargará de:
- Compra de mercancía. Hacer el pedido en su debido momento y con el formato adecuado.
- Recepción de mercancía. Tanto de recibirla como de controlar que el pedido esté correcto.
- Control de albaranes. Cualquier cliente puede pedir que se le acredite la procedencia de los recambios. También lo pueden demandar los peritos, así que tenerlos controlados agilizará el proceso.
- Organización de documentos. Aunque hay programas de gestión que lo hacen automáticamente, aún hay documentos en papel que hay que ordenar y organizar. Incluso gestionar los programas informáticos. Desde licencias a albaranes, pasando por presupuestos, órdenes de reparación o fichas de clientes. Todo debe estar archivado y organizado correctamente.
- Tramitación de reclamaciones. Debe atender y dar solución a las posibles reclamaciones que realicen los clientes.
En resumen, todas estas tareas deben realizarse periódicamente y de forma ordenada para hacer el día a día del taller mucho más llevadero, y así evitar picos de trabajo que generan estrés innecesario.
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