Cualquier taller de automoción basa el éxito de su actividad en ofrecer un servicio de calidad a su cliente. Sin embargo, para alcanzar este objetivo es importante fijarse en otras variables que pueden influir en el funcionamiento del taller. De entre estos factores, destacan los programas de facturación o de gestión integral, los cuales facilitan la gestión de la actividad y ayudan a ofrecer un mejor servicio a los clientes en un mercado saturado y muy desarrollado tecnológicamente.
¿Qué son los programas de facturación?
Los programas de facturación son una serie de aplicaciones y recursos informáticos, integrados generalmente dentro de un software de gestión empresarial. Permiten controlar la cantidad de dinero acumulada por el total de las facturas emitidas por una empresa en un determinado periodo de tiempo.
¿Qué herramientas nos aportan los programas de facturación?
Los programas de facturación incorporan distintas herramientas que facilitan la gestión diaria y periódica de la empresa. Destacan las siguientes funcionalidades:
- Elaboración de presupuestos.
- Generación de facturas (de venta, proformas, electrónicas, etc.) e ingresos totales de la actividad subdivididos por productos y servicios.
- Facturas de compra y cómputo de gastos derivados del desarrollo de la actividad.
- Control de impuestos.
- Relación de clientes.
- Proveedores de servicios y productos.
- Calendario, agenda, avisos y alarmas.
Programas de facturación y/o contabilidad
La variedad de programas específicos para facturar y llevar la contabilidad es muy amplia. Estas son algunas de las versiones gratuitas más utilizadas:
- Visionwin. Es una herramienta bastante completa que se ofrece de forma gratuita. El programa se complementa con un servicio de actualizaciones y de soporte técnico que se abona anualmente. Además, existe una versión específica para talleres que permite controlar funciones avanzadas (productividad de los operarios, garantías, etc.).
- Contasimple. Se trata de un programa válido tanto para empresas como para autónomos. El proveedor ofrece 30 días gratuitos de prueba en su versión más completa. Una vez transcurrido este periodo, la cuenta continúa siendo gratuita y conserva todos los datos, pero pasa al plan básico.
- Express Invoice. Este proveedor ofrece una herramienta gratuita para empresas con menos de 5 miembros en plantilla. Dispone de versiones más completas para empresas de mayor tamaño.
Debitoor, Facturae o ZFactura son otras herramientas para gestionar la contabilidad y la facturación muy populares, pero que o bien no cuentan con una versión gratuita o bien, si son gratuitas, sus funciones son más limitadas que las de los programas anteriores.
Soluciones integrales de gestión para el taller de automoción
Es recomendable que el taller disponga de un software que incluya todas las funcionalidades necesarias para la gestión de su actividad. Así, todos los datos generados pueden quedar recogidos en una misma herramienta, lo cual simplifica los procesos de acceso, consulta y utilización.
Los software integrales de gestión para talleres de automoción incluyen programas de facturación, elaboración de presupuestos, gestión del inventario y contabilidad, como los de cualquier otra empresa. No obstante, personaliza estas funcionalidades para tener en cuenta las peculiaridades de la actividad del taller y añade otras opciones específicas como las siguientes:
- Apertura de órdenes de trabajo con asignación de trabajos por realizar.
- Gestión de la venta de recambios y actualización automática del inventario.
- Gestión de la prestación de los distintos servicios que ofrece el taller a sus clientes, por ejemplo, el vehículo de cortesía o de sustitución.
- Historial de reparaciones para efectuar el seguimiento de garantías, retornos, etc.
- Facturación con posibilidad de incorporar tiempos y baremos de reparación.
- Integración de punto de venta (TPV).
- Gestión de la relación y la interacción con el cliente (CRM) para generar una base de datos que permita la búsqueda de clientes y vehículos a través de distintos criterios de búsqueda, así como la realización de campañas de marketing y difusión de información relacionada con el taller.
- Planificación y gestión de citas para evitar la saturación del taller y distribuir convenientemente el trabajo a lo largo del día, la semana o el mes entre los distintos trabajadores. Además, los software actuales permiten el envío de mensajes de texto o correos electrónicos a los clientes con cita para evitar confusiones y evitar imprevistos que obliguen a cambiar la agenda de trabajo.
- Generación de informes clasificados por tipo de servicio, orden de trabajo u operario para analizar de forma objetiva su rendimiento.
Coste y elección de la herramienta de gestión
El coste de una herramienta de gestión depende fundamentalmente de las funcionalidades que presente; cuantas más opciones ofrezca, más elevado será su coste. Por ello, es importante elegir un programa de gestión que se ajuste a las características del taller (tamaño, servicios que ofrece, etc.) para evitar pagar un sobrecoste innecesario. Por ejemplo, un taller multimarca que no disponga de venta de repuestos al cliente externo, no necesita un programa que disponga de esta función.
Estos son algunos de los criterios de elección que se deben tener en cuenta para seleccionar el programa de gestión más adecuado:
- Servicios que ofrece el taller que pueden ser gestionados a través de este tipo de programas informáticos. Es importante tener en cuenta las expectativas de futuro en la ampliación de los canales de negocio del taller para evitar que el programa sea demasiado básico. Esta herramienta de simulación ofrece una orientación del tipo de programa de gestión que puede necesitar el taller en función de sus características.
- Manejabilidad del programa para garantizar que la interfaz del usuario sea intuitiva y disponga de un diseño funcional que facilite su uso.
- Coste de la licencia del software. Generalmente, existen dos opciones: comprar el programa y hacerse cargo de las actualizaciones y el mantenimiento, o adquirir una licencia de suscripción mensual en la que se abona la cuota correspondiente mes a mes, y que incluye los servicios de mantenimiento y actualización. La elección de una u otra opción dependerá del presupuesto disponible del taller.
Programas de gestión para talleres de automoción
Además de la versión específica para talleres de Visionwin, existen estos otros programas de gestión diseñados especialmente para talleres:
- InterTaller. Se trata de un programa de gestión para el taller muy completo que combina funcionalidades básicas, como la generación de órdenes de trabajo o el historial de reparaciones, con otras más específicas que ofrecen un alto grado de personalización en lo referente a la gestión de la documentación generada o a la posibilidad de acceder al programa desde varios ordenadores simultáneamente.
- TallerGP. Este programa permite estructurar el software en módulos de gestión concretos según las necesidades del taller (paquetes de 100 sms mensuales, módulo de informes avanzados, de lavadero, de integración con herramientas de valoración externa, etc.). En este vídeo se puede ver cómo funciona.
- ITACTIL taller. Este programa está disponible en dos versiones: Itactil Gestión Taller, la versión económica diseñada para empresas de recambios o talleres con poco volumen de trabajo, e Itactil Líder Taller, un software de gestión integral para talleres de mayor tamaño.
Conclusión
El éxito de un taller de automoción depende en gran medida del servicio que ofrezca a sus clientes. Sin embargo, los programas de facturación, contabilidad o de gestión integral son una herramienta que facilita el trabajo diario para aportar un mejor control y funcionamiento del negocio. Así, es fundamental elegir el programa que más se adecue a las necesidades del taller para obtener el máximo rendimiento.
