Cómo optimizar la preparación de pedidos para un distribuidor de posventa de automoción

La gestión de pedidos en un distribuidor de posventa de automoción y/o recambista comprende todas las acciones que se llevan a cabo para almacenar, organizar y servir los productos que vende. Dentro del proceso de venta y distribución de los diferentes productos, la empresa debe realizar la preparación de los pedidos de manera eficiente para servir al cliente en el tiempo y la forma adecuados. 

Todo lo relacionado con el almacenaje, organización y dispensado de productos a sus compradores supone un reto para el distribuidor de posventa de automoción y/o recambista. Especialmente cuando existe la necesidad inmediata de un material o recambio para realizar una reparación urgente y el proceso de preparación y entrega no se puede demorar, ya que eso paraliza la reparación del vehículo y, en consecuencia, puede influir sobre los tiempos de entrega. Un problema de este tipo puede incluso provocar la pérdida del cliente como comprador habitual. 

Por ello, cualquier empresa dedicada a la venta o la distribución de productos debe poner especial atención en la ejecución de los procesos seguidos por los trabajadores en lo referido a la gestión y preparación de los pedidos (picking).   

Consejos para el almacenaje de productos

Obviamente, disponer de un almacén es necesario para poder almacenar los productos. Sin embargo, no todos los almacenes se diseñan de forma correcta y funcional. Por tanto, un aspecto relevante que va a facilitar la preparación de los pedidos de la empresa distribuidora es que el almacén se diseñe en base a estas premisas:

• Disponer de un espacio suficiente y ordenado para albergar todo el stock previsto, contemplando la posibilidad de futuros incrementos de referencias.
• Estudiar la forma de organizar los distintos espacios, tanto en superficie como en altura, para obtener el máximo aprovechamiento posible.
• Tener en cuenta el espacio necesario para el movimiento de personas y maquinaria.
• Ubicar de forma estratégica las distintas zonas de gestión y preparación del pedido.

• Calcular el número de estanterías según el ABC del stock.
• Distribuir los distintos productos de forma ordenada, por categorías o en función del ABC de ventas y asegurando la facilidad de acceso a ellos. 

Además, se deben colocar a hueco libre con la finalidad de posibilitar la flexibilidad organizativa y dejar espacio para posibles aumentos de stock. 

• Poner especial atención en el almacenaje de productos peligrosos para evitar riesgos innecesarios para las personas y medio ambiente. Par ello, es importante separarlos y etiquetarlo por familias químicas ( higroscópicos, peroxidables, cristalizables, corrosivos, inflamables, etc.), para evitar que se degraden o pierdan propiedades, llevar a cabo un control exhaustivo de tiempo de almacenaje, rotación del producto, etc, o disponer de contenedores específicos de almacenaje y sistemas de retención (cubetas, obturadores, etc.) para controlar los derrames En el siguiente enlace puedes ver información más detallada sobre almacenaje de productos peligrosos.    

Gestión y preparación de los pedidos

La gestión y la preparación de los pedidos es la tarea llevada a cabo por uno o varios trabajadores que consiste en recibir los pedidos, buscar los productos solicitados, protegerlos (si procede), empaquetarlos, generar la documentación relativa al pedido (etiqueta de envío, factura, etc.) y entregarlos al departamento o empresa de logística para que se los sirvan al cliente.  

El tiempo destinado a la preparación y gestión de pedidos influye directamente en los tiempos de entrega, y el empaquetado en la integridad del mismo. Por eso, es importante que todos los trabajadores que participan en esta fase de venta del producto sean conscientes de los siguientes aspectos:

• Deben conocer los productos vendidos y la ubicación de las distintas referencias, los sistemas de organización y almacenaje empleados, los procesos de preparación estandarizados por la empresa y los programas informáticos asociados a la gestión y preparación de los pedidos.
• Han de ser conscientes de la relevancia del proceso de preparación del pedido dentro del proceso de venta de un producto. Así como tener clara la influencia de los tiempos de entrega, el embalaje y la ausencia de errores en los productos solicitados en el nivel de satisfacción del cliente.
• Deben entender la necesidad de minimizar los recorridos efectuados como medida que mejore el proceso de preparación de los pedidos y reduzca la carga de trabajo.
• Tienen que ser responsables con la gestión del inventario para evitar que difiera de las existencias reales, hecho que puede provocar retrasos en la entrega de pedidos e insatisfacción en los clientes.

Se recomienda establecer procesos de preparación de pedidos estandarizados que permitan un control minucioso del mismo, con la finalidad de evitar errores que afecten al cliente y provoquen su insatisfacción. Un proceso general que se puede seguir es el siguiente:  

1. Recepción del pedido desde el departamento de ventas o la plataforma digital destinada a tal fin. Cuando los pedidos se reciben por varias vías, es fundamental ordenarlos correctamente según los criterios establecidos en la empresa (por orden de llegada, por urgencia, por clientes, etc.). Para ello, se pueden utilizar programas informáticos que faciliten la tarea como este.
2. Preparar los documentos relacionados con la preparación del pedido: albaranes, facturas, etc. Cuando existen distintos pedidos de un mismo cliente, se ha de intentar reducir el número de documentos al máximo. 
3. Entregar la documentación (albaranes, facturas, etc.) relativa a los distintos pedidos al personal del almacén para que este inicie el proceso de preparación. Debe quedar claro el orden de prioridad que se debe seguir y, en el caso de tratarse de una venta online, cambiar el estado del pedido en la plataforma e-commerce.
4. Localizar, en el almacén, los distintos productos que incluye cada pedido. Una vez localizados, se tienen que preparar todos los medios de transporte necesarios (carretillas, carros, etc.).
5. Definir el recorrido óptimo para la recogida de los distintos productos que integran un pedido para evitar desplazamientos innecesarios. 
6. Verificar, uno a uno, que todos los productos que se han cogido se corresponden en cantidad y referencia con los solicitados en el pedido.
7. Volver al punto de preparación del pedido para iniciar el empaquetado. El empaquetado se debe realizar con sumo cuidado, protegiendo de forma excepcional todos aquellos productos que sean más sensibles a sufrir daños o romperse. Se recomienda introducir los productos en su embalaje siguiendo el orden mostrado en el albarán para verificar que se corresponde con el pedido y no olvidar ninguno.
8. Si fuese necesario, colocar productos de relleno en el interior de la caja que eviten el desplazamiento incontrolado de la mercancía. El cliente aprecia este detalle como un distintivo de calidad, aunque es conveniente minimizar el uso de plásticos innecesarios y utilizar productos alternativos de relleno para estar al día con las preocupaciones ambientales.
9. Precintar la mercancía o la caja con sumo cuidado para conseguir un buen acabado estético del precinto. 
10. Pesar la mercancía o el pedido para preparar la documentación necesaria para el etiquetaje, para el cliente y para el transportista (packing list).
11. Clasificar los distintos pedidos según los criterios de la empresa (por transportistas, por zonas geográficas, etc.) para ser expedidos.   

Conclusión

La gestión y preparación de los pedidos constituye un aspecto muy importante dentro del funcionamiento de una empresa dedicada a la venta y la distribución, puesto que, en una sociedad exigente como la actual, el servicio ofrecido debe ser rápido y de calidad. Los errores cometidos en esta fase merman directamente la calidad ofrecida y, en consecuencia, la satisfacción del cliente y su percepción de la distribuidora. Siguiendo las recomendaciones aquí mencionadas, se puede optimizar el proceso de preparación y gestión del pedido para ofrecer una mayor calidad.